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Berichtsvorlagen ermöglichen es Ihnen, denselben Bericht immer wieder zu erstellen, ohne ihn jedes Mal neu konfigurieren zu müssen.
Sie definieren einmal Inhalte wie Filter, Spalten oder Gruppierungen und können darauf basierend jederzeit neue Berichte generieren oder automatisch versenden.
Berichtsvorlage eignen sich besonders für:
- regelmäßig benötige Auswertungen
- wiederkehrende Inventurberichte
Flottenübersicht nach Standort oder Zeitraum
Sie können Berichtsvorlagen auf zwei Arten erstellen:
- eine neue Berichtsvorlage von Grund auf erstellen oder
- eine bestehende Berichtsvorlage duplizieren und anpassen.
Im Folgenden finden Sie für beide Varianten eine Schritt-für-Schritt Anleitung.
Schritt-für-Schritt Anleitungen:
Neue Berichtsvorlage erstellen
Um einen neuen Bericht zu erstellen, gehen Sie einfach jede der fünf Registerkarten (Details hinzufügen, Filter auswählen, Spalten auswählen, Gruppierung auswählen, Planen& teilen) durch und geben Sie in jeder Registerkarte die erforderlichen Details an.
Gehen Sie zur Registerkarte „Berichte“ und klicken Sie auf "+ Neu", um eine neue Berichtsvorlage zu erstellen.
Details eingeben
Berichtsart: Wählen Sie die gewünschte Berichtsart aus der Dropdown-Liste aus.
Berichtsvorlagen-Name: Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, der nur aus Buchstaben und Zahlen besteht. Keine Leerzeichen oder Sonderzeichen.
Dateiformat: Wählen Sie Excel oder PDF. Bei PDF ist die Spaltenauswahl auf maximal 10 begrenzt.
Beschreibung (optional): Fügen Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung hinzu (maximal 1024 Zeichen).
Hinweis: Das System verhindert die doppelte Verwendung von Namen für Berichtsvorlagen.
2. Filter auswählen
Beim Erstellen einer Berichtsvorlage legen Sie fest, welche Daten später im Bericht enthalten sind.
Wählen Sie dazu die passenden Filter entsprechend Ihrem Anwendungsfall aus.
Für einige Berichtsvorlagen können Sie zusätzliche Datumsfilter verwenden (z.B. Start-, Rückgabe- oder Registrierungsdatum). Diese eignen sich besonders für zeitbasierte Auswertungen, wie Aktivitäts- oder Transferberichte.
Berichtsvorlagen, die den aktuellen Bestand oder Status abbilden (z.B. Flottenübersichten), unterstützen in der Regel keine Datumsfilter.
Spalten auswählen
In diesem Schritt legen Sie fest, welche Informationen im Bericht enthalten sein sollen. Wählen Sie die gewünschten Spalten aus der Liste der verfügbaren Felder aus und verschieben Sie sie in den Bereich "Ausgewählte Spalten".
Sie können die Reihenfolge der Spalten anpassen, indem Sie diese im rechten Bereich neu anordnen.
Hinweis: Wenn Sie das Dateiformat PDF gewählt haben, können maximal 10 Spalten verwendet werden. Falls Sie mehr Spalten benötigen, wechseln Sie in Schritt 1 "Details eingeben" zum Excel-Format oder reduzieren Sie die Auswahl.
Gruppierung auswählen
Mit der Gruppierung strukturieren Sie Ihren Bericht, indem verwandte Daten in übersichtlichen Abschnitten unterteilt werden. So lassen sich größere Datenmengen leichter analysieren und vergleichen.
Sie können den Bericht nach bis zu drei Kriterien gruppieren, z. B.:
- Standort
- Kostenstelle
- Betriebsmittelgruppe
- Verantwortlicher Mitarbeiter
Für jede Gruppierung legen Sie zusätzlich fest, ob die Sortierung aufsteigend oder absteigend erfolgen soll.
Wenn Sie keine Gruppierung auswählen, werden alle Daten als einfache Liste angezeigt.
Planen und teilen
In diesem Schritt legen Sie fest, wann und wie Ihre Berichte erstellt und verteilt werden.
Sie können festlegen, ob der Bericht:
- einmalig erstellt wird oder
- regelmäßig automatisch generiert wird (z. B. täglich, wöchentlich oder monatlich).
Zusätzlich können Sie festlegen:
- an welche E-Mail-Adressen der Bericht gesendet werden soll
- oder ob der Bericht nur im Bereich "Erstellte Berichte" in ON!Track gespeichert bleibt.
So können Sie wichtige Auswertungen automatisiert bereitstellen, ohne sie jedes Mal manuell erstellen zu müssen.
Erstellte Berichte werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
Neben dem Erstellen neuer Vorlagen können Sie auch bestehende Vorlagen als Ausgangspunkt verwenden.
Vorhandene Berichtsvorlage duplizieren
Sie können bestehende Berichtsvorlagen als Grundlage verwenden, um schnell eine neue Vorlage zu erstellen.
Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie nur kleinere Anpassungen vornehmen möchten, z. B. bei Filtern oder Spalten.
Gehen Sie zur Registerkarte „Berichte“, wählen Sie die gewünschte Berichtsvorlage aus und klicken Sie auf "Duplikat", um eine Kopie zu erstellen.
- Passen Sie die kopierte Vorlage nach Bedarf an.
- Befolgen Sie die gleichen fünf Schritte wie beim Erstellen einer neuen Berichtsvorlage.
- Alle Details sind bereits vorausgefüllt. Überprüfen Sie diese, nehmen Sie gewünschte Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf „Abschließen“.
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