Ruoli: Amministratore | Interfaccia web
Perché iniziare dai dipendenti?
L'inserimento dei dipendenti è il primo passo nella configurazione di un account ON!Track. I dipendenti sono la colonna portante di ON!Track e sono fondamentali per la creazione delle risorse e l'esecuzione dei trasferimenti di beni. I dipendenti sono definiti in base a ruoli quali:
- Amministratori dell'account
- Dipendenti responsabili delle ubicazioni
- Proprietari dei beni
- Utenti responsabili dei beni durante l'utilizzo
- Responsabili della certificazione per la conformità dei dipendenti
Non tutti i dipendenti hanno bisogno di accedere a ON!Track, ma assegnare i beni a persone specifiche aiuta a migliorare la responsabilità e a ridurre perdite o danni.
Comprendere i ruoli
I ruoli determinano a quali informazioni gli utenti possono accedere e quali possono modificare. Ciò consente di controllare quali dipendenti possono eseguire compiti specifici. ON!Track prevede quattro ruoli standard:
- Amministratore: accesso completo a tutto, inclusa la possibilità di eliminare altri amministratori.
- Tutti: accesso di base, tipicamente assegnato ai dipendenti in cantiere.
- Utente tecnico: per i clienti che utilizzano il connettore “UNITE” per trasferire automaticamente i dati al proprio sistema ERP. Non eliminare questi utenti.
- Amministratore di supporto: concesso ai dipendenti Hilti per la configurazione iniziale e l'assistenza, valido per 30 giorni prima della cancellazione automatica.
Creazione di un dipendente
I dipendenti possono essere creati solo nella versione web di ON!Track da utenti con le autorizzazioni appropriate. Ecco una guida passo passo:
Accedere alla scheda “Dipendente”: fare clic sull'icona “+” in alto per iniziare a creare un nuovo dipendente.
Nozioni di base
Verrà visualizzato un modello vuoto. I campi contrassegnati da un asterisco rosso sono obbligatori.
- Nome: inserisci il nome del dipendente.
- Immagine: se lo desideri, carica una foto.
- Qualifica: personalizza in base alle tue esigenze specifiche.
- Tipo di contratto: indica se il dipendente è a tempo determinato, interinale o a tempo pieno.
- Responsabilità: scegli tra Nessuna, Dipendente responsabile o Responsabile dell'Ubicazione.
- Centro di costo: inserisci il centro di costo del dipendente.
- Descrizione: aggiungi eventuali dettagli aggiuntivi, se necessario.
Certificati e documenti di identità
Assegna certificati di formazione, patenti di guida, ecc. per monitorare le competenze e la conformità. Inserisci il codice di scansione se utilizzato per i trasferimenti tramite l'app mobile.
Informazioni di contatto
Sebbene la maggior parte dei campi sia facoltativa, è utile fornire informazioni di contatto accurate.
- Numero di telefono: consente agli utenti di chiamare il dipendente direttamente dall'app.
- E-mail di notifica: imposta un indirizzo e-mail per gli avvisi se il dipendente non dispone di un indirizzo e-mail abituale.
Accesso all'applicazione
Decidi se il dipendente deve avere accesso a ON!Track.
- Se “No”, clicca su ‘Completa’ per creare il profilo del dipendente.
- Se “Sì”, abilita l'accesso all'applicazione e compila i campi aggiuntivi.
Accedi E-mail
Quando un dipendente deve accedere a ON!Track, dobbiamo abilitare l'accesso all'applicazione. Per farlo, basta cliccare sul pulsante di attivazione/disattivazione.
Nei campi corrispondenti, abbiamo la possibilità di definire alcune impostazioni:
- L'utente dispone di un indirizzo e-mail? L'impostazione predefinita è Sì, ma se non ne possiede uno, possiamo creare quello che chiamiamo un “utente di dominio”. Ne parleremo tra poco
- E-mail di accesso - L'indirizzo e-mail che userà per effettuare l'accesso
- Ruolo - I ruoli principali disponibili in ON!Track sono “Tutti” e “Amministratore”. Il ruolo di Amministratore deve essere assegnato solo a chi necessita di accesso completo. Ai dipendenti generici va assegnato il ruolo ‘Tutti’ o un ruolo personalizzato.
- Estendi l'accesso - In questo modo, popoliamo le informazioni in SAP, consentendo all'utente di accedere a HOL ed eseguire riparazioni, ecc.
Salva il tuo dipendente: clicca su “Completa” per creare il dipendente.
Fornire l'accesso agli utenti senza indirizzo e-mail
Gli amministratori a volte devono concedere l'accesso a utenti che non dispongono di un indirizzo e-mail, come i lavoratori temporanei. In questi casi, l'amministratore crea “Utenti di dominio” che possono accedere a ON!Track senza un indirizzo e-mail valido. Questa operazione può essere eseguita solo dall'amministratore che imposta la password.
Ai fini della conformità al GDPR, un dipendente Hilti con accesso di supporto non è autorizzato a creare utenti di dominio, poiché noi di Hilti ne verremmo a conoscenza della password.
Durante il processo di concessione dell'accesso al dominio a un utente esistente, noterai alcune cose.
- Nome utente: il nome utente si basa sul tuo dominio (ad es. @hilti.com, @bmw.com). Inserisci la parte identificativa (ad es. nome, cognome o ID abbreviato). Se non hai un dominio impostato nel tuo account ON!Track, contatta il servizio clienti (https://ontrack3.hilti.com/contact) e provvederemo a configurarlo per te in pochissimo tempo.
- Password: imposta una password seguendo i requisiti indicati sullo schermo. Questa password non deve essere condivisa.
Nota: se un utente del dominio dimentica la password, può richiederne la reimpostazione tramite la schermata di accesso. Gli amministratori riceveranno un'e-mail per reimpostare manualmente la password per l'utente che ne ha fatto richiesta.
Ora che hai creato i tuoi dipendenti, potrebbe interessarti: Come creare un'ubicazione in ON!Track